Gestión del Conocimiento es el proceso que nos permite identificar, capturar, resguardar, incrementar, compartir y reutilizar el conocimiento.
La Gestión del Conocimiento rompe los silos, crea las conversaciones a través las cuales se comparte el conocimiento. La gestión del conocimiento no es solo sistemas de información computacional, no es solo documentos y archivos. Es sobre las personas, equipos y redes de trabajo y como ellos aprenden con y de los demás.
Actualmente en la Agencia el problema es acceso a información histórica, cierre de proyectos, no hay conocimiento sistematizado, espacios para compartir experiencias y buenas prácticas, acceso Know how, rotación profesional.
El principal desafío es mejorar la calidad y eficiencia de los programas y proyectos que implementa la Agencia.
Actividades:
Taller N°1 del 29 noviembre 2018. Desayuno de aprendizaje, Licitemos!
La primera sesión de desayuno estuvo enfocada a compartir experiencias, conocimientos y buenas prácticas, sobre la elaboración de bases y evaluación de propuestas; se construyeron papelógrafos en los que se volcaron diferentes recomendaciones y buenas prácticas.
Taller N°2 del 09 enero 2019. Desayuno de aprendizaje, Licitemos!
En el segundo taller, seguimos trabajando el Proceso Licitatorio, este desayuno estuvo enfocado a crear herramientas que apoyen el éxito de los procesos, en primera instancia se trabajó una lluvia de ideas de posibles herramientas, posterior a eso los grupos trabajaron en crear o bosquejar herramientas que apoyen el trabajo de la Agencia, enfocado a 4 subprocesos de la licitación Elaboración de bases; Publicación de bases; Evaluación de propuestas; Elaboración de Bitácora RCP.
Los resultados:
En cada sesión de taller, hemos recibido muy buena participación, el objetivo de cada actividad es poder recoger diferentes necesidades o requerimientos para luego entregar una solución o una herramienta para apoyar y mejorar el desempeño de sus funciones.
Iniciativas:
Última versión de los formatos: Se creó la carpeta «FORMATOS» en el disco [e (\\192.168.1.4) (W)]
Propuesta para Mejorar la disponibilidad de tiempo y espacio físico al “comité de evaluación”: Utilizar espacios de universidades, centros de innovación o diferentes espacios con los que contamos apoyo y conexiones.
Mejorar difusión en los concursos y licitaciones de la Agencia: Comunicaciones diseñó en la nueva página web de la Agencia, una sección para recibir notificaciones sobre nuestras licitaciones y concursos , se generarán alertas y se mejorará la visibilidad de los concursos.
Crear un Biblioteca Normativa: El equipo de Gestión del Conocimiento está trabajando en el levantamiento de las Normas que próximamente estarán disponibles en la intranet de la Agencia.
Herramientas:
Estamos trabajando en la sistematización de los requerimientos que se presentaron en la segunda sesión del taller, el objetivo es entregar herramientas que apoyen y mejoren la calidad del proceso licitatorio.
1.- Elaboración de bases: “Checklist No Me Olvides”
2.- Publicación de bases (incluye respuestas a preguntas): “Checklist No Me Olvides”
3.- Evaluación de propuestas: Ficha de Lecciones Aprendidas de Evaluación (FLAE)
4.- Elaboración de Bitácora RCP (Resumen de Cierre de Proyectos) – definición de estrategia de bases.