Equipo Agencia:
Nuestro trabajo principalmente consta de implementar programas y proyectos que impulsen la disminución del consumo energético enfocado en los principales sectores de consumo. Por otra parte, la educación y difusión juegan un rol destacado, ya que permiten hacer de la Sostenibilidad Energética un valor cultural y lograr así cambios de conducta en la ciudadanía.
Estamos conscientes que nuestra misión como Agencia es promover, fortalecer y consolidar la sostenibilidad energética a nivel nacional, contribuyendo al desarrollo competitivo y sostenible del país.
El rol de cada proyecto que lideramos es clave para lograr un cambio y generar un aporte a nuestro país.
La documentación que generamos por cada proyecto es la evidencia que certifica, el cumplimiento de nuestras actividades, cada acción que realizamos la respaldamos a través de documentos, los documentos son nuestros respaldos, hablan por sí solos y cuentan nuestra historia, es por esto que te invitamos a tomar conciencia de la relevancia que tiene la documentación en el cumplimiento de nuestra misión.
Los primeros pasos para una organización de Archivo
Aportes de la organización de archivo:
- Proporcionar una estructura que reproduzca el proceso de creación de los documentos.
- Entregar un orden preestablecido que facilita la clasificación, así como su posterior recuperación.
Una correcta gestión de los archivos permite:
- Realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable;
- Respaldar y cumplir con los requisitos legislativos y normativos, incluidas las fiscalizadoras y las de supervisión (Contraloría);
- Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras.
Archivo Digital
Comenzaremos con la creación de “Expedientes”, un expediente debe contener toda la información de un proyecto, correctamente ordenada a través de una estructura de carpetas predeterminada.
Estructura de carpetas: Orden preestablecido para la clasificación de los documentos, se presentará una estructura tipo, la que puede sufrir modificaciones dependiendo de la unidad en la que se aplique.
El responsable de mantener el orden y actualización de la documentación digital en su correspondiente carpeta será el Jefe de Proyecto, por lo mismo trabajaremos en hacer capacitaciones a todas las áreas para concientizar a todo el equipo Agencia de la importancia de un correcto orden y manejo de los documentos oficiales que componen estos “expedientes documentales”.
Capacitaciones
Para interiorizarnos aún más en la importancia de crear y mantener estos expedientes, nos acompañarán en este proceso Emilio Valdés, Paula Rojo y David Pérez quienes nos transmitirán completamente el ciclo trabajo, además de reiterar cómo los documentos son clave a la hora de rendir y cumplir con los requerimientos normativos y legislativos.
Autor: Gestión del Conocimiento.